Textprobe:Kapitel 5.2, Agentur oder eigene Umsetzung:Events erfordern einen großen Arbeitsaufwand, den keiner der Beteiligten unterschätzen bzw. weitere Ressourcen wie Zeit und Geld überschätzen sollte. Jeder Fehler, jede konzeptionelle Ungenauigkeit wirkt sich unmittelbar auf den Erfolg des Events aus und ist nur schwer zu beheben. Daher sollte sich das Unternehmen am Anfang diesbezüglich zwei Fragen stellen und ehrlich beantworten: Gibt es Mitarbeiter, die das notwendige Know-how sowie genug Zeit haben, um mit der Veranstaltungsplanung und -umsetzung beauftragt zu werden? Die schöne Geburtstagsfeier des infrage kommenden Mitarbeiters ist noch lange kein Indiz für die Planungs- und Umsetzungskompetenz eines Marketingevents. Auch muss ausreichend Zeit verfügbar sein, denn ein Event steht immer in Verbindung mit einem Fixtermin, der nicht verschoben werden kann. Besonders in den letzten Wochen vor diesem Fixtermin wird die Realisierung eines Events zum Fulltime-Job. Sind diese Voraussetzungen nicht gegeben, sollte eine professionelle Eventagentur beauftragt werden, die folgende Voraussetzungen erfüllt:KommunikationskompetenzDie Chemie zwischen Kunde und Agentur muss stimmen und der Kunde muss sich gut betreut fühlen.

Versteht die Agentur die Zielsetzungen und die Aufgabenstellung? Sprechen beide Parteien die gleiche Sprache?BeratungskompetenzWeiß die Agentur, wovon sie redet? Welcher Eindruck wird vermittelt? Sind die Mitarbeiter jederzeit für den Kunden erreichbar und können sie Hilfestellung leisten? Ist Flexibilität gegeben und kann auf Veränderungen schnell reagiert werden? Gibt es Statusberichte?Kreative KompetenzEntsprechen die Ideen und Konzepte der Agentur der Aufgabenstellung und Zielsetzung? Wurden ergänzend eigene Ideen eingebracht und sind diese individuell für den Kunden entwickelt worden?ZielgruppenkompetenzKennt die Agentur die Anforderungen und Einstellungen der Zielgruppe und kann sich in sie hineinversetzen?PlanungskompetenzIst der Kunde immer über den aktuellen Stand der Planung des Events informiert? Werden Zeiten und Termine eingehalten? Wie wird mit plötzlich auftretenden Schwierigkeiten umgegangen?Technische KompetenzSind das Know-how der Agentur und der technischen Partner der Agentur auf dem neuesten Stand? Sind die Entscheidungen der Agentur bezüglich der technischen Ausstattung frei von festen Bindungen an einen bestimmten Lieferanten?BudgetkompetenzDie Agentur muss transparent mit der Budgetplanung des Events umgehen. Gibt die Agentur klare Angebote auf Stunden-, bzw. Tagesbasis für ihre Leistungen heraus? Werden für Fremdleistungen verschiedene Angebote eingeholt? Gibt es jederzeit einen aktuellen Budgetstatus? Und nicht zuletzt: Hat die Agentur selbst eine gesunde finanzielle Basis?Diese Agentur-Anforderungen geben einen ersten Überblick über die Vielseitigkeit einer Eventorganisation. Viele weitere Aspekte müssen ohne die Zuschaltung einer Agentur vom Mitarbeiter der eventausrichtenden Unternehmung bedacht werden. Daher ist es oft sinnvoll, eine Agentur hinzuzuziehen, auch wenn dadurch weitere Kosten entstehen. Allerdings sind diese Mehrkosten aufgrund der Erfahrungen der Agentur in der Branche und günstigeren Einkaufspreisen bei Lieferanten und Kooperationspartnern oft nicht allzu hoch. Weiterhin stehen den zusätzlichen Kosten weitere positive Aspekte der Beauftragung einer Agentur gegenüber, so beispielsweise die Abgabe der Verantwortung für den reibungslosen Ablauf des Events in erfahrene Hände. Das Unternehmen kann sich somit weiterhin voll dem täglichen Kerngeschäft widmen.